一、項目背景

本文以人流量大、比較典型的辦公大樓為例，介紹一下微信訪客系統(tǒng)解決方案，辦公大樓隨著企業(yè)單位的大量入住，每日到訪的人數(shù)逐漸增加，加之目前大部分采用純人工登記的方式，使得前臺接待訪客登記效率降低、排隊等候時間長等問題，影響到物業(yè)服務和物業(yè)形象，迫切需要有更好的訪客管理模式，用更先進的技術，更合理的流程，在不降低安全標準的情況下，提高效率，提升訪客體驗和物業(yè)形象。

二、現(xiàn)狀分析

2.1現(xiàn)有接待來訪者的流程

現(xiàn)行的接待程序和接待方式大多是：

1)使用傳統(tǒng)的訪客一體機注冊方式。

2)實時到前臺對訪客進行人工登記。

流程如下：

①前臺接待員詢問來訪者情況、來訪事由、來訪者姓名等填寫來訪者的登記信息。

②接待者通知被訪人，確認訪客來訪無誤，允許訪問，有時需要留押訪客的身份證。

③前臺接待員填寫來訪者信息，為來訪者打印出來訪者的來訪者的訪客單。

2.2對來訪者問題的分析

在目前的訪客來訪登記的流程中，經過調查，我們發(fā)現(xiàn)市面上的訪客系統(tǒng)大部分都存在以下問題：

1)前臺不能知道來訪者的具體來訪事宜，被訪客是誰，要逐個詢問來訪者，整個過程比較煩瑣，低效且不禮貌。

2)接待處不能有效核實來訪者的真實身份。

3)需要接待員為來訪者逐個手動打開門禁，增加了接待員的工作量。

4)在一定時間內有多少來訪者，需要人工翻閱記錄單，人工統(tǒng)計，工作量大、效率低。

5)安裝了傳統(tǒng)訪客一體機的用戶無法多點登錄，無法遠程登錄，無法根據(jù)權限自動查詢訪問記錄。

三、微信訪客系統(tǒng)建設目標

構建一套利用內部人員刷臉進出、增加來訪者微信預約模式，使用二維碼和身份證進出的訪客管理系統(tǒng)。與此同時，系統(tǒng)將采用部署在我公司云服務器或物業(yè)方租用服務器的方式，與物業(yè)微信公眾號進行對接，具體建設目標如下：

1)實現(xiàn)來訪者人員經授權掃描二維碼或刷卡出入。

2)實現(xiàn)業(yè)主授權、訪客信息、人員進出數(shù)據(jù)全程記錄，責任到人。

3)減少物業(yè)管理的工作量，并不降低現(xiàn)行管理人員安全標準。

4)訪問者流程設計簡單而實用，使接待確認流程的效率提高了80%以上。

四、需求分析

基于當前要求進行如下分析：

1.建立一套全網絡信息工具“微信訪客門禁管理系統(tǒng)”，解決訪客來訪等問題。

減少外地訪客前臺登記確認及樓層接待員等待時間，同時確保安保要求，實現(xiàn)方便快捷.閉環(huán)的全業(yè)務系統(tǒng)需求。

2.通過微信訪客管理系統(tǒng)對來訪者進行全程監(jiān)控，使管理人員隨時了解現(xiàn)場情況，及時處理突發(fā)事件，并將所有數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)進行復核。

3.智能微信訪客門禁管理系統(tǒng)，可實現(xiàn)多種效益價值，增加物業(yè)方公眾號的活躍度，同時給用戶更豐富友好的體驗，從而更好地實現(xiàn)物業(yè)對外的智慧化形象。

五、微信訪客管理系統(tǒng)解決方案

5.1內部員工微信業(yè)務綁定

由辦公樓物業(yè)管理公司根據(jù)入駐公司信息表導入信息后，將帳號分配給各業(yè)主公司，各公司根據(jù)物業(yè)分配的管理帳號自行管理員工。

5.2訪客管理系統(tǒng)的管理流程

在此基礎上，根據(jù)實際應用的幾個場景，設計出本項目的訪客系統(tǒng)管理流程：

5.2.1邀請訪客（業(yè)主邀請客人來訪）

如果是業(yè)主單位的客人或VIP等，通過業(yè)主單位向客人發(fā)出邀請拜訪，盡顯對客人的尊重，具體操作流程如下：

1)業(yè)主單位經綁定后在微信邀請頁面，填寫訪客相關信息，訪問時間，然后提交，頁面生成支持信息發(fā)送，支持短信、微信轉發(fā)等方式發(fā)出邀請；

2)訪客收到短信或微信邀約，訪客點擊短鏈接，會自動生成二維碼，二維碼只能在有效時間段內使用。

3)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接刷卡通過閘機。

4)二維碼可以設置系統(tǒng)的訪問有效期或次數(shù)。

5)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢到某段時間內所有訪客信息，以及由誰發(fā)出邀請，對個人負責；

5.2.2預約登記訪問（訪客申請）

訪客拜訪前，可提前登記拜訪事項，具體操作過程如下：

1)訪客通過微信公眾號進行注冊，在微信訪客登記頁面上填寫所個人的信息，填寫被訪人手機號手機號(必填，根據(jù)手機號匹配被訪者)等相關信息提交，發(fā)出預約拜訪請求；

2)在提出預約訪問申請后，公眾號將訪客信息以微信的形式發(fā)送給業(yè)主，審核通過后，系統(tǒng)在訪客微信上推送生成的二維碼。

3)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接刷碼通過門禁。

4)物業(yè)可以查詢某段時間內的訪客信息，以及由誰審核進入，對個人負責。(二維碼自動識別)

5.2.3現(xiàn)場來訪登記(沒有預約，帶身份證)

訪客是現(xiàn)場登記(沒有預約)參觀活動之前，具體的操作流程如下：

1)來訪者到達現(xiàn)場，接待員與業(yè)主單位進行電話溝通，確認允許來訪；

2)被訪人同意來訪后，訪客出示身份證，接待員在訪客機上刷卡，登記來訪者身份。

3)訪客機支持拍照與身份證進行人證比對，確認通過可打印訪客單，訪客可刷二維碼通過門禁，進入大樓；

4)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時間內的訪客信息，業(yè)主單位的來訪信息，以及審核的訪問情況，將責任落實到個人。

5.2.4現(xiàn)場登記場景(沒有預約、沒有身份證或外國人)

如來訪者沒有帶身份證或外國人來訪問，辦理程序如下：

1)前臺接待員通過電話與業(yè)主單位聯(lián)系核實，是否允許來訪；

2)業(yè)主單位同意參觀后，前臺手工輸入來訪者信息，系統(tǒng)會給來訪者拍照、打印帶有二維碼的訪客單，或者將帶有二維碼的手機號碼發(fā)送一條帶有二維碼鏈接的短信，客人點擊生成二維碼即可進入；

5.2.5批量訪問方案

如果業(yè)主單位組織了大型會議，或者在某段時間內有大量客人來訪，由于人數(shù)眾多，可以由會議組織者事先整理好來訪者的資料，導入系統(tǒng)，具體流程如下：

1)業(yè)主單位會議組織者可事先在系統(tǒng)中發(fā)起邀請，設定參觀期限，生成二維碼或短信邀請碼。企業(yè)單位給來訪者發(fā)送二維碼或短信邀請碼；如果有業(yè)主單位備有參會卡、邀請卡等，也可將二維碼打印在上面。

2)訪客到達現(xiàn)場，用二維碼直接在門禁上刷碼通行。參觀者進入后，本系統(tǒng)可將此作為會議簽到的依據(jù)提供給會議組織者；

3)物業(yè)可以在系統(tǒng)中查詢某段時間內的訪客情況，單位來訪情況，以及由誰發(fā)出的邀請，對個人負責。

5.2.6訪問者黑名單

外來人員中可能有產品推銷、廣告、貸款、甚至騷擾等人員，系統(tǒng)可以設置將這些人員列入黑名單，不能再預約等，減少一些對業(yè)主不必要的干擾。

5.2.7聯(lián)動查詢進出記錄

微信訪客系統(tǒng)支持大量的訪客及通行數(shù)據(jù)存儲，便于數(shù)據(jù)報表查詢，同時還可以聯(lián)動門禁設備，形成一整套的安全防范系統(tǒng)。規(guī)范化、標準化、專業(yè)化對訪客進行來訪登記、微信預約+自助通行+智能訪問使服務水平大大提高，提升單位形象。大大縮短了來訪者的登記時間，同時管理人員隨時了解來訪者的進出狀況，輕松實現(xiàn)數(shù)字化精確管理。

5.2.8滯留提醒

可以記錄大樓內訪客的實時人員數(shù)量，今天到訪的訪客數(shù)量、離開人員數(shù)量及離開時間、滯留人員數(shù)量及位置等，并能迅速查詢同行人數(shù)。對于超時停留人員進行核查，確保區(qū)域內的人員管理安全。

微信訪客系統(tǒng)可以解決訪客到訪需要現(xiàn)場登記繁瑣、核驗身份難、訪客到訪數(shù)據(jù)難以查詢等問題，為寫字樓、小區(qū)、工業(yè)園區(qū)、學校、企事業(yè)單位等提供更好的訪客拜訪體驗，同時加強區(qū)域內的人員進出管理，確保區(qū)域內的人員及財產安全，提升了管理效率和企業(yè)形象。